De rol van beeldmanagementbeheer is de afgelopen jaren behoorlijk veranderd. Waar ziekenhuizen vroeger sterk afhankelijk waren van hun PACS- of RIS-leverancier, zien we tegenwoordig dat steeds meer beheeractiviteiten intern worden georganiseerd. De toename van digitale werkprocessen, koppelingen met het EPD, regionale gegevensuitwisseling en integratie van Artificial Intelligence (AI) in de processen zorgen ervoor dat beeldmanagementbeheer een steeds belangrijkere schakel wordt binnen de zorgorganisatie.
Toch is er geen standaardmodel dat voor ieder ziekenhuis werkt. In de praktijk zien wij verschillende beheerstructuren, elk met eigen voordelen en uitdagingen. Welke beheerstructuur voor bijvoorbeeld de radiologie het beste past, hangt af van factoren zoals de grootte van het ziekenhuis, de beschikbare capaciteit, de ICT-organisatie en de strategische ambities rondom beeldmanagement en Enterprise imaging.
In de beginjaren van digitale radiologie werd een groot deel van het beheer uitgevoerd door de leverancier. Afdelingen hadden vaak geen functioneel beheerder en wijzigingen of aanpassingen werden rechtstreeks bij de leverancier belegd. Naarmate systemen complexer werden en het aantal integraties toenam, ontstond de behoefte aan meer eigen kennis en regie binnen ziekenhuizen.
Tegenwoordig beheren radiologieafdelingen niet alleen PACS en RIS-oplossingen, maar zijn zij vaak ook betrokken bij koppelingen met het EPD, regionale uitwisseling van beelden, AI-oplossingen, rapportageprocessen en enterprise imaging. Hierdoor is de vraag niet langer óf beheer georganiseerd moet worden, maar vooral hóe.
Door onze werkzaamheden binnen uiteenlopende ziekenhuizen komen wij dagelijks in aanraking met verschillende manieren waarop beeldmanagementbeheer op afdelingen als radiologie, pathologie en cardiologie zijn georganiseerd. Iedere inrichting kent haar eigen voordelen, aandachtspunten en randvoorwaarden. In deze blog lichten we de vier meest voorkomende beheervormen toe die wij in de praktijk tegenkomen.
De meest eenvoudige vorm is een inrichting waarbij key-users op de radiologie beheerwerkzaamheden uitvoeren naast hun reguliere werkzaamheden als laborant of radioloog. Beheeractiviteiten worden uitgevoerd tussen onderzoeken door of tijdens ingeplande beheeruren.
Deze aanpak heeft als voordeel dat de beheerder dicht op de werkvloer zit en goed begrijpt wat gebruikers nodig hebben. Tegelijkertijd ontstaat er een risico op kwetsbaarheid. Zodra de werkdruk stijgt of een key-user vertrekt, komt de continuïteit onder druk te staan. De key-users hebben direct contact met de leverancier of technisch beheer en/of netwerkbeheer in het ziekenhuis.
Deze vorm zien we vooral bij kleinere organisaties of afdelingen waar de beheerbehoefte beperkt is.
Een volgende stap is een combinatie van key-users op de afdeling en een centrale beheerorganisatie. Hierbij blijven de key-users het eerste aanspreekpunt voor gebruikers, terwijl centraal beheer complexe vraagstukken, leverancierscontacten en grotere wijzigingen oppakt.
Deze vorm combineert de voordelen van lokale betrokkenheid met de zekerheid van specialistische ondersteuning. Het voorkomt dat alle kennis bij één persoon op de afdeling terechtkomt en biedt meer continuïteit wanneer medewerkers afwezig zijn.
In deze variant beschikt de radiologie over één of meerdere fulltime beheerders die zich volledig richten op beeldmanagement. Deze beheerders hebben direct contact met eindgebruikers, leveranciers, ICT-afdelingen en EPD-beheerders. Vaak zijn zij meerdere dagen per week zichtbaar aanwezig op de afdeling.
Het grote voordeel is de sterke inhoudelijke kennis van radiologische processen en de korte lijnen met gebruikers. Hierdoor kunnen problemen sneller worden opgelost en verbeteringen eenvoudiger worden doorgevoerd.
Bij centraal beheer wordt alle kennis samengebracht binnen een centrale beheerorganisatie. De beheerders werken fulltime aan PACS-, RIS- en beeldmanagementvraagstukken en onderhouden direct contact met leveranciers en ICT. Het contact met de werkvloer vraagt echter extra aandacht omdat beheerders fysiek verder van de gebruikers af staan. Soms wordt dit opgelost door QC-laboranten of key-users in te zetten als verbindende schakel.
Het voordeel van deze inrichting is schaalbaarheid, kennisdeling en een uniforme werkwijze binnen de organisatie. De uitdaging ligt vooral in het behouden van aansluiting bij de dagelijkse praktijk van radiologen en laboranten.
Wanneer over beheer wordt gesproken, wordt er vaak gedacht aan incidenten oplossen of gebruikers ondersteunen. In werkelijkheid omvat beeldmanagementbeheer veel meer. Denk hierbij aan implementaties van nieuwe functionaliteiten, gebruikersbeheer, functioneel testen, optimalisaties, AI-beheer, rapportages, projectondersteuning en het bewaken van koppelingen met andere systemen.
Juist daarom is het belangrijk om taken, verantwoordelijkheden en overlegstructuren expliciet vast te leggen. Een heldere governance voorkomt dat zaken tussen wal en schip vallen en zorgt ervoor dat zowel radiologie als ICT weten wat er van elkaar verwacht wordt.
De belangrijkste conclusie? Er is geen universeel juiste inrichting. De ideale beheerstructuur hangt af van de organisatie, beschikbare capaciteit, de digitale strategie en de mate waarin beeldmanagement een strategische rol speelt binnen het ziekenhuis.
Wat wij wel zien, is dat de complexiteit van beeldmanagement blijft toenemen. AI, enterprise imaging, regionale uitwisseling en verdere digitalisering vragen om duidelijke verantwoordelijkheden, goede kennisborging en een sterke samenwerking tussen gebruikersafdelingen, ICT en leveranciers.
De vraag is daarom niet zozeer welke beheerstructuur het beste is, maar vooral welke beheerstructuur vandaag én morgen aansluit bij de ambities, omvang en digitale volwassenheid van jouw organisatie.